Где нужно хранить первичные и кадровые документы предприятия?

В последнее время в Украине все больше предпринимателей опасаются неожиданных проверок контролирующих органов, таких как налоговой службы, Гоструда и так далее. При этом следует отметить, что такие опасения вполне обоснованы, поскольку ответственность за те или иные нарушения законодательства постоянно растет, что вызывает необходимость обращаться за помощью к юристам, а иногда и скрывать некоторые документы.

Возможно Вас заинтересуют наши статьи: «Проверяем контрагента на« юридическую чистоту» и «Какую форму налогообложения выбрать ФЛП? (Упрощенная система налогообложения)».

Каким законом определяется место хранения документов юридического лица?

Прежде всего этот вопрос урегулирован Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», согласно положений которого вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Предприятие самостоятельно определяет учетную политику и выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов, установленных настоящим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных.

Кроме того, хранение первичной и кадровой документации также урегулировано Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г.. № 1000/5 «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Так, в соответствии с положениями вышеупомянутых нормативно — правовых актов документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив учреждения хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел.

Руководители структурных подразделений учреждения и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям — с письменного разрешения руководителя учреждения. Предоставление дел во временное пользование осуществляется не более чем на один месяц. Изъятие оригиналов документов (дел) допускается с разрешения руководителя учреждения с соблюдением требований по оставление копии документов.

Итак, юридическое лицо может принять решение о сохранении первичной документации не по адресу регистрации или осуществления деятельности предприятия, а, например, по местонахождению бухгалтерии. Так, во избежание лишних конфликтов, считаем, что есть смысл подготовить приказ на предприятии, в котором определить хранения первичной и кадровой документации. В случае возникновения вопросов по поводу местонахождения документов у Вас будет возможность обосновать причины их отсутствия и выиграть время для того, чтобы посоветоваться с вашими юристами и привлечь их для юридического сопровождения и проверки.

Еще один интересный способ защитить документы от незаконного влияния контролирующих органов — передать их на хранение к адвокату (так называемая услуга «адвокатского хранения»). Так, согласно ч. 1 ст. 22 Закона Украины «Об адвокатуре и адвокатской деятельности» любая информация, которая стала известна адвокату при осуществлении адвокатской деятельности, а также составленные им документы, информация, хранящаяся на электронных носителях, и другие документы и сведения, являются адвокатской тайной.

При этом запрещается требовать от адвоката предоставления сведений, которые являются адвокатской тайной. По этим вопросам адвокат не может быть допрошен, кроме случаев, если лицо, которое доверило соответствующие сведения, освободило адвоката от обязанности хранить тайну в порядке, предусмотренном законом; запрещается проведение осмотра, разглашение, истребование или изъятие документов, связанных с осуществлением адвокатской деятельности.

Следует отметить, что этот способ защиты Ваших документов является абсолютно легальным и пользуется спросом среди многих физических и юридических лиц, поскольку предоставляет Вам гарантию защиты важных документов или носителей информации от незаконного вмешательства органов государственной власти.

Читайте также: Как обеспечить сохранность важных документов

Добавить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*